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Condexa

Módulo de Condexa

Proveedores y compras con aprobaciones claras

Lleva el directorio de proveedores de cada comunidad, compara cotizaciones, aprueba las órdenes según el monto, recibe lo comprado, registra las facturas y paga con su asiento contable.

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Vista ilustrativa con datos de ejemplo.

Qué incluye

  • Directorio de proveedores

    Por comunidad, con RNC o cédula validados, categoría y datos bancarios cifrados que otra persona debe verificar antes de pagar por transferencia.

  • Documentos con vencimiento

    Pólizas, contratos, certificaciones fiscales y licencias con aviso diario por correo de los que están por vencer.

  • Solicitudes y cotizaciones

    Solicitud con su partida de gasto, cotizaciones con archivo adjunto, comparación y adjudicación.

  • Órdenes de compra

    Aprobación según los montos que configures: automática, por una persona o por dos. Quien solicita nunca aprueba.

  • Recepción y facturas

    Recepción parcial o total, y factura del proveedor con NCF validado que crea la cuenta por pagar.

  • Pagos y lotes de pago

    Registro del pago desde banco o caja con su asiento, pagos en lote aprobados por otra persona y reversos con doble control.

Una compra, paso a paso

  1. Paso 1: Solicita

    Registras la solicitud de compra con su partida de gasto y el monto estimado.

  2. Paso 2: Cotiza y adjudica

    Cargas una cotización por proveedor con su archivo, las comparas y adjudicas la mejor.

  3. Paso 3: Aprueba la orden

    La orden se aprueba según el monto: hasta el límite automático no requiere aprobación, luego una persona y, desde el umbral mayor, dos personas distintas de quien solicitó.

  4. Paso 4: Recibe

    Registras la recepción parcial o total, por valor o por cantidades.

  5. Paso 5: Registra la factura

    La factura, con su NCF, no puede superar lo pendiente de la orden y crea la cuenta por pagar con su asiento.

  6. Paso 6: Paga

    Registras el pago ya realizado desde una cuenta bancaria o caja con saldo suficiente; la factura queda saldada.

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Quién lo usa

  • Administrador de comunidad

    Gestiona proveedores, solicitudes, cotizaciones y facturas, sin aprobar órdenes.

  • Contabilidad

    Registra facturas y pagos a proveedores.

  • Aprobador financiero

    Aprueba órdenes y verifica los datos bancarios de los proveedores.

  • Directiva

    Consulta las compras de su comunidad.

Beneficios para tu administradora

  • Cada peso gastado tiene solicitud, cotización, aprobación, factura y pago.
  • Sabes cuánto debes, qué vence en 7 días y la antigüedad de cada factura.
  • Ejecución presupuestaria: presupuestado, ejecutado, comprometido y disponible.
  • Exporta las cuentas por pagar a CSV o Excel.

Controles y seguridad

  • Aprobación por monto

    Reglas por comunidad y moneda; quien solicita nunca aprueba y los montos altos exigen dos personas.

  • Datos bancarios protegidos

    Cifrados, se cambian volviendo a escribir la contraseña y no se usan hasta que otra persona los verifica.

  • Auditoría

    Aprobaciones, pagos, reversos y cambios de datos bancarios quedan registrados.

Cómo protegemos tus datos →

Para que lo sepas desde el principio

  • El pago a proveedores se registra en Condexa una vez hecho en tu banco: Condexa no ejecuta transferencias bancarias.

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Ver planes y precios → Preguntas frecuentes → Crear mi cuenta gratis →

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