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Condexa

Módulo de Condexa

Finanzas y cobros del condominio, en orden y con doble control

Emite las cuotas de mantenimiento, recibe los pagos por transferencia que reportan los propietarios, entrega recibos y lleva la caja, los gastos, la conciliación bancaria y la contabilidad de cada comunidad, en pesos o en dólares.

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Vista ilustrativa con datos de ejemplo.

Qué incluye

Todo sale de un diario contable de doble partida: los saldos de cuentas, cajas y estados de cuenta se calculan desde ahí, así que siempre cuadran.

  • Cuotas de mantenimiento

    Reglas de cuota con monto fijo por unidad, según porcentaje de propiedad, por área (m²) o monto igual por unidad. Revisas la vista previa y confirmas la emisión de cada período; nunca se emite dos veces.

  • Cuotas extraordinarias

    Defines el total, de 1 a 60 cuotas y el método de reparto, adjuntas el acta de la asamblea que la aprobó y publicas. Las cuotas de los meses siguientes se emiten solas.

  • Pagos verificados

    El propietario reporta su transferencia en el portal con su comprobante; otra persona la verifica o la rechaza. También registras pagos en efectivo, cheque, depósito o tarjeta cobrada en terminal externa.

  • Recibos y estados de cuenta

    Recibo en PDF tamaño carta o ticket de 80 mm con numeración correlativa, y estado de cuenta mensual por unidad con saldo inicial, cargos, abonos y saldo final.

  • Mora, recordatorios y acuerdos

    Recargo por mora opcional sobre el saldo vencido, recordatorios de cobro por correo y portal antes y después del vencimiento, y acuerdos de pago en cuotas.

  • Cuentas, caja y caja chica

    Cuentas bancarias con número cifrado, cajas con custodio y límite, fondo de reserva, transferencias entre cuentas y turnos de caja con cierre a ciegas.

  • Gastos con aprobación

    Registra gastos pagados con su comprobante. Según los montos que configures, se contabilizan al instante o esperan la aprobación de una o dos personas.

  • Conciliación bancaria

    Importa el estado del banco en CSV o Excel; Condexa concilia solo los movimientos con un único candidato y tú resuelves el resto a mano.

  • Contabilidad y presupuesto

    Plan de cuentas precargado, diario, balanza de comprobación, cierre de período mensual y presupuesto anual con su ejecución real.

Del cobro al cierre del mes, paso a paso

  1. Paso 1: Configura la comunidad

    Registras las cuentas bancarias y cajas, eliges si aceptas efectivo, el día de vencimiento, el prefijo de los recibos y, si quieres, el recargo por mora y los recordatorios.

  2. Paso 2: Crea la regla de cuota

    Nombre, moneda (RD$ o US$), importe, día de vencimiento, método de reparto y cuenta de ingresos. El reparto se redondea de forma que la suma sea exacta al centavo.

  3. Paso 3: Emite los cargos del período

    En Emisión de cargos eliges el período, revisas la vista previa (puedes exportarla a CSV) y confirmas. Cada cargo va al estado de cuenta de la unidad con su asiento contable.

  4. Paso 4: Recibe los pagos

    El propietario ve su deuda en el portal y reporta la transferencia con su comprobante. El pago no cambia saldos hasta que otra persona lo verifica; al verificar se aplica a los cargos más antiguos o a los que elija, y el sobrante queda como crédito.

  5. Paso 5: Entrega el recibo

    Cada pago verificado recibe su número de recibo y un PDF de la comunidad con el detalle de lo que cubre y el saldo pendiente. Si un pago se reversa, el recibo sale anulado.

  6. Paso 6: Da seguimiento a la morosidad

    Los recordatorios salen por correo y en el portal según las etapas que definas; el recargo por mora se aplica una sola vez por cargo; y puedes pactar acuerdos de pago en cuotas.

  7. Paso 7: Registra los gastos y concilia

    Registras los gastos con su comprobante, importas el estado del banco y concilias. El cuadre de caja lo revisa otra persona.

  8. Paso 8: Cierra el mes

    Revisas la balanza de comprobación y cierras el período. Reabrirlo exige una solicitud con motivo que aprueba otra persona.

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Quién lo usa

  • Titular de la administradora

    Acceso completo a finanzas, contabilidad y reportes de todas sus comunidades.

  • Administrador de comunidad

    Emite cargos, registra y verifica pagos, lleva cuentas, gastos y recordatorios de su comunidad.

  • Contabilidad

    Finanzas y contabilidad completas, sin poder aprobar compras, pagos ni reaperturas de período.

  • Aprobador financiero

    Aprueba ajustes, transferencias, gastos y compras, y revisa los cuadres de caja.

  • Directiva

    Consulta el resumen financiero, los presupuestos y los reportes.

  • Propietarios

    Ven su estado de cuenta y reportan sus transferencias desde el portal.

Beneficios para tu administradora

  • Pesos y dólares por separado: Condexa nunca suma RD$ con US$.
  • Saldos que cuadran siempre, porque todo sale del diario contable.
  • Menos llamadas: el propietario ve su deuda y reporta su pago desde el portal.
  • Cada movimiento importante lo aprueba una persona distinta de quien lo registró.
  • Estados de cuenta, recibos y cuadres de caja en PDF en segundos.

Controles y seguridad

  • Quien registra no aprueba

    Ajustes, cargos manuales, transferencias, verificación de pagos, reversos y reaperturas de período exigen a otra persona.

  • Datos bancarios cifrados

    Los números de cuenta se guardan cifrados y los comprobantes en almacenamiento privado; un mismo comprobante no se acepta dos veces.

  • Registro que no se borra

    La auditoría de acciones no admite cambios ni borrados, y los períodos cerrados bloquean nuevos asientos.

Cómo protegemos tus datos →

Para que lo sepas desde el principio

  • Los propietarios pagan por transferencia o depósito y la reportan en el portal: Condexa no cobra cuotas con tarjeta ni con pasarelas en línea.
  • La emisión de las cuotas ordinarias la confirmas tú cada período; las cuotas extraordinarias publicadas se emiten solas.

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